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6 pièges à éviter – Multiplier les contrats de téléphonie mobile d’entreprise

6 pièges à éviter – Multiplier les contrats de téléphonie mobile d’entreprise

Pour les organisations multinationales, une connectivité mondiale fiable et permanente est une des clés de la productivité. Le fait que le personnel ne soit pas en mesure de rester en contact avec ses collègues, ses fournisseurs et ses clients peut avoir un impact catastrophique sur la rentabilité de l'entreprise.

Mais s’assurer que la communication n'est pas un problème pour les employés a souvent un prix. Les responsables des TIC et des télécommunications doivent gérer des forfaits de téléphonie mobile, non seulement pour les employés qui travaillent au siège, mais aussi pour les employés travaillant à domicile et à distance, ainsi que pour ceux qui sont établis sur différents territoires ou qui voyagent fréquemment.

La gestion des contrats de téléphonie mobile peut rapidement devenir une tâche incroyablement compliquée et longue, et le risque que les employés soient injoignables ou que les frais d'itinérance explosent est élevé.

Examinons quelques-uns des écueils qui attendent les entreprises lorsqu’elles multiplient les contrats de téléphonie mobile...

1) Choisir un contrat pour chaque employé

Il peut sembler judicieux, à première vue, de choisir différents forfaits mobiles en fonction des employés. Certains peuvent être au téléphone toute la journée pour parler aux clients, d'autres peuvent avoir constamment besoin d'une connexion locale pendant leurs voyages, et certains employés peuvent n'avoir besoin de leur téléphone professionnel qu'en cas d'urgence.

Mais le fait de devoir gérer un contrat de téléphonie mobile distinct pour chaque personne met à rude épreuve les ressources en matière de TIC et de télécommunications. De plus, l'évolution rapide des dernières offres et des meilleurs tarifs fait qu'il devient rapidement impossible de rester à jour sur les forfaits mobiles les mieux adaptées aux différents utilisateurs.

Quid lorsque vos compétences en matière de gestion des forfaits de téléphonie mobile vous permettent de faire face aux exigences administratives ? Le marché étant très concurrentiel et les offres en constante évolution, il est probable que les contrats de 12 ou 24 mois disponibles ne soient pas assez souples pour permettre de changer d'opérateur lorsqu'un contrat plus avantageux est disponible.

2) Permettre aux employés d’utiliser leurs appareils personnels (politique BYOD)

Permettre aux utilisateurs de choisir leurs propres forfaits ou d'utiliser leurs appareils personnels à des fins professionnelles transforme rapidement la gestion des contrats en véritable enfer. 

Les différents appareils ont des fonctionnalités différentes, et vous ne voulez pas dépendre de la bonne mise à jour des systèmes d'exploitation par les utilisateurs pour pouvoir qu’ils utilisent leurs applications professionnelles. La sauvegarde peut également s'avérer problématique, et permettre aux appareils personnels de vos employés d’accéder aux dossiers de l'entreprise et aux communications des clients est le meilleur moyen de courir à la catastrophe, et de donner des sueurs froides aux personnes en charge de votre sécurité.

3) Travailler avec plusieurs opérateurs

Souvent, les meilleures offres par profils d'utilisateurs seront réparties entre différents opérateurs de réseaux mobiles (MNO). Il est compréhensible que vous recherchiez les meilleurs tarifs, et le forfait le plus approprié pour John qui gère les comptes clients n'est pas nécessairement avec le même opérateur que la meilleure offre pour Claire du département des ventes internationales.

Mais, encore une fois, chaque forfait distinct signifie un contrat distinct. En outre, les opérateurs ont des couvertures régionales différentes et des conditions d’utilisation différentes qui peuvent affecter la capacité de votre organisation à mettre en œuvre des règles d'utilisation des téléphones portables.

4) Choisir des contrats régionaux pour chaque zone

Les organisations multinationales devront très probablement utiliser des forfaits mobiles différents avec différents opérateurs dans différents pays. Les employés basés à l'étranger ne pourront pas utiliser un opérateur de réseau mobile basé au Royaume-Uni sans payer de frais d'itinérance pour l'utilisation de leur téléphone. Jusqu'à une date relativement récente, la seule option était de choisir parmi les opérateurs disponibles dans chacun des territoires ou opère votre organisation.

Même si les employés de chaque pays travaillent avec le même opérateur, votre entreprise devra gérer des contrats distincts pour chaque pays. Il est probable que les employés de chaque pays soient reliés chacun à différents forfaits proposés par l'opérateur, ce qui entraînera une fragmentation encore plus grande des contrats.

5) Suivre le rythme des employés en déplacement

Il est notoirement difficile de garantir aux employés en déplacement une connectivité continue, où qu'ils se trouvent.

Il peut sembler idéal, d'un point de vue financier, d'éviter de payer des frais d'itinérance élevés en contractant un nouveau forfait à chaque fois qu'un employé est amené à travailler dans un autre pays ou dans une autre région, mais le temps que cela prend (et les tarifs élevés que vous continuerez probablement à payer) fait généralement de cette « solution » une fausse bonne idée.

6) S’attendre à ce que les coûts restent prévisibles

Même si vos équipes TIC et télécoms parviennent à jongler avec les multiples contrats des employés, les conditions générales des différents opérateurs régionaux et la connectivité dans le pays, elles ne peuvent pas éviter un occasionnel "choc des factures".
 
L'imprévisibilité des coûts de connectivité mobile est multipliée par chaque contrat distinct, chaque pays d'opération et chaque membre du personnel voyageant dans le cadre de son travail.

La réaction instinctive aux cas de choc de facturation est de changer le forfait de l'employé concerné - mais cela déplace le problème, plutôt que de le résoudre.

Alors, que peuvent faire les organisations pour simplifier la gestion de leurs besoins en matière de connectivité mobile tout en gardant les coûts sous contrôle ?

Un forfait unique. Un contrat. Une facture.

Les opérateurs de réseaux virtuels multiples (MVNO) offrent une nouvelle façon de travailler. Ils permettent de répondre aux besoins de connectivité mobile, à l'échelle mondiale, par le biais d'un seul contrat.

En s'appuyant sur les réseaux des opérateurs régionaux, ils sont en mesure de proposer des forfaits qui passent d'un réseau à l'autre lorsque les employés se déplacent d'un pays à l'autre, voire à l'intérieur d'un même pays si un réseau est en panne.

Les MVNO peuvent également proposer des contrats d'entreprise communs, fonctionnant avec un « stock » de minutes d'appels, de SMS et de données dans lequel tous les employés peuvent puiser. Cela encourage non seulement les employés à utiliser leurs appareils professionnels quand ils en ont besoin (en évitant les dispositions archaïques du "Management by policy" qui consiste à interdire l’usage d’un appareil non conforme à la législation sur l’enregistrement des communications), mais cela augmente aussi considérablement la prévisibilité des coûts, car les pics et les creux d'utilisation et les frais peuvent s'équilibrer sans que des frais de dégroupage élevés soient appliqués.

Les frais d'itinérance sont souvent le principal facteur de factures anormalement élevées. Mais les opérateurs peuvent offrir un accès à des tarifs proches des tarifs locaux dans chaque pays où ils opèrent, grâce à des prix négociés en amont avec les opérateurs locaux.

Mais le plus grand avantage pour les gestionnaires des TIC et des télécommunications est la simplification de la gestion des contrats que tous les opérateurs proposent. Le regroupement de tous les forfaits mobiles sous un même contrat, avec un opérateur unique, supprime l'énorme charge de travail que représente la gestion de contrats multiples, pour plusieurs employés, dans plusieurs régions du monde.

Et cela permet d'accéder à ce qui se fait en matière de connectivité mobile : Un seul forfait. Un seul contrat. Une seule facture.

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