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11 Façons De Simplifier La Gestion De Votre Contrat De Téléphonie Mobile

11 Façons De Simplifier La Gestion De Votre Contrat De Téléphonie Mobile

La gestion des communications mobiles pour les employés d'une entreprise à l'étranger peut être une tâche incroyablement compliquée.

Veiller à ce que les employés soient connectés, où qu'ils soient, prend du temps. Organiser plusieurs cartes SIM pour couvrir différents territoires, envoyer des cartes SIM aux employés en déplacement pour remplacer celles qui ont été perdues, suivre les forfaits de déplacement du personnel et les meilleurs forfaits locaux de connectivité et gérer les coûts peut représenter un véritable casse-tête logistique.

Mais c'est extrêmement important. Le coût d'une connectivité mal gérée peut être élevé compte tenu des frais d'itinérance élevés, mais le coût de l'absence de connectivité est encore plus élevé. La connectivité est cruciale pour la productivité du personnel, où qu'il se trouve.

Quel est le problème ?

"J'ai un contrat de téléphonie mobile personnel. Je vais donc en obtenir un pour mon entreprise aussi".

Il serait facile de penser qu'appliquer la même logique que vous avez suivie pour choisir votre contrat de téléphonie mobile personnel est un bon point de départ pour en choisir un pour votre entreprise.

Mais, en particulier pour les multinationales dont le personnel, les fournisseurs et les clients se trouvent sur différents territoires, cette approche se traduit par un ensemble complexe de contrats à gérer. Les contrats individuels pour les particuliers - ou, au mieux, les contrats standard pour les employés dans chaque pays - impliquent des forfaits de voyage distincts pour ceux qui se rendent à l'étranger, des factures multiples, des niveaux d'assistance variables de la part des opérateurs et des conditions contradictoires d'un contrat à l'autre.

Examinons quelques pistes pour simplifier la gestion des contrat :

1) Choisissez un forfait conçu pour les entreprises

Comme décrit ci-dessus, essayer de faire fonctionner les forfaits personnels de téléphonie mobile pour votre organisation, c'est comme essayer d'enfoncer une cheville carrée dans un trou rond.

Les forfaits d'entreprise offrent des fonctions permettant de regrouper des contrats individuels, des outils permettant de simplifier la gestion de l'utilisation par des dizaines ou des centaines d'employés et des fonctions d'assistance conçues pour aider les équipes, même si elles sont réparties dans le monde entier.

2) Choisir un forfait mobile global

Un forfait qui permet au personnel d'être connecté où qu'il aille signifie que vous n'avez pas à vous soucier d'organiser des forfaits dans le pays pour les employés en déplacement. Cela représente une économie considérable de temps pour la gestion de contrats régionaux distincts.

Les communications avec votre fournisseur seront également simplifiées - un contrat mondial signifie une seule facture mondiale et un seul point de contact mondial.

3) Obtenez un forfait partagé

Certains employés devront beaucoup voyager. D'autres seront au téléphone avec des contacts locaux pendant la majeure partie de la journée. Certains auront peut-être besoin d'une allocation de données élevée pour la connectivité à distance. Pour réduire les coûts des forfaits de gaspillage, la tentation est de vouloir trouver des contrats standard (ou pire encore, sur mesure) différents pour chaque personne.

Mais investir dans un forfait partagé pour tous les utilisateurs permet non seulement de disposer d'un stock global de minutes d'appels vocaux, de SMS et de données dans lequel les employés peuvent puiser, mais aussi de réduire massivement les tâches administratives nécessaires pour personnaliser les forfaits individuels et contrôler l'utilisation individuelle.

Une réserve de connectivité à l'échelle de l'entreprise permet également aux employés d'utiliser leurs appareils où et quand ils en ont besoin, plutôt que de s'inquiéter des frais d'itinérance ou de dépasser leurs allocations personnelles.

4) Choisir un réseau mobile mondial

La principale inquiétude liée au choix d'un forfait global est que vous finirez par payer au prix fort des frais de connectivité internationale gonflés.

Les opérateurs de réseaux virtuels mobiles (MVNO) peuvent vous proposer une alternative. Leurs tarifs - négociés avec les opérateurs locaux dont ils utilisent les réseaux - sont souvent proches des tarifs locaux. Bien que cela ne représente pas nécessairement la meilleure offre dans chaque pays, la prise en compte du coût du temps des responsables informatiques/télécoms, la fiabilité accrue de la couverture mondiale et la simplification des contrats rendent cette proposition de plus en plus attrayante.

5) Rechercher un support client de niveau entreprise

Le choix d'un opérateur ayant la réputation d'aider les clients à résoudre leurs problèmes peut s'avérer inestimable.

Un soutien qui est disponible :

  • 24/7
  • A travers le monde
  • En plusieurs langues...

...peut faire gagner un temps précieux aux utilisateurs finaux et aux responsables informatiques et télécoms en leur permettant d'attendre, d'attendre des solutions, de rechercher des solutions aux problèmes et de communiquer les correctifs en interne.

6)     Rechercher des solutions évolutives

S'assurer dès le départ que votre forfait d'entreprise représente une solution à l'épreuve du temps peut vous éviter des frustrations plus tard.

Les forfaits d'entreprise évolutifs, dont les meilleurs sont spécifiquement adaptés aux besoins de votre entreprise, sont suffisamment souples pour que les utilisateurs puissent être ajoutés et retirés facilement.

7)     Privilégier la flexibilité
 
Bien que l'adaptation d'un forfait aux besoins de votre organisation soit possible, vous ne pouvez pas toujours prévoir quand les besoins de connectivité vont changer. Et changer de forfait ou renégocier les contrats chaque fois que les habitudes d'utilisation de votre organisation changent n'est pas la meilleure utilisation du temps ou des ressources.

Le choix d'un forfait offrant une flexibilité intégrée, c'est-à-dire un forfait qui peut s'adapter à vos besoins plutôt que de vous pénaliser par des frais de dégroupage élevés, vous aide à contrôler les coûts et à gagner du temps.

8)     Insistez pour avoir un point de contact unique.

Parler à une personne différente à chaque fois que vous appelez signifie que les problèmes doivent être réexpliqués et que la continuité du service est perdue.

En particulier lorsque les organisations travaillent au niveau international, un gestionnaire de compte dédié est précieux pour faire remonter les problèmes et assurer une communication claire.

9)     Exigez de la proactivité de la part du fournisseur

Un bon gestionnaire de compte doit analyser vos habitudes d'utilisation et suggérer des modifications et des améliorations à votre forfait.

La confiance dans la proactivité de votre point de contact principal permet aux responsables informatiques et télécoms de gagner du temps en évitant d'avoir à parcourir le marché à la recherche des meilleures offres pour répondre à des besoins en constante évolution.

10)     Exigez une plate-forme de gestion conviviale

L'analyse des habitudes d'utilisation individuelles et collectives, la gestion des utilisateurs et des cartes SIM, la localisation des informations sur les factures, tout cela prend du temps que les responsables informatiques/télécoms préféreraient utiliser de manière plus constructive.

L'accès à un portail de gestion puissant mais bien conçu devrait offrir une visibilité instantanée sur les détails des contrats, ainsi que la possibilité d'apporter des modifications à distance.

11)     Prévisibilité de la demande

Une utilisation inattendue se produira. Les employés voyageront davantage - ou vers de nouvelles destinations - pendant quelques mois. Les nouveaux utilisateurs auront besoin d'une connectivité mobile.

Nous ne pouvons pas prévoir exactement combien de minutes, de SMS ou de données chaque employé aura besoin chaque mois. Mais nous pouvons tout de même exiger un certain degré de prévisibilité de nos factures. Un forfait personnalisé et flexible devrait éliminer le risque de "choc sur les factures" et vous donner la confiance nécessaire pour encourager l'utilisation des appareils par vos équipes, où qu'elles travaillent.

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