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Aumenta la eficiencia operativa de tu organización

Aumenta la eficiencia operativa de tu organización

A día de hoy, las comunicaciones son globales y cada vez tienden a estar más unificadas. Buscamos la sencillez y la facilidad de uso para evitar malgastar tiempo, esfuerzos y dinero: un solo teléfono, un único contrato y una sola factura. Por lo tanto, ¿qué sentido tiene llevar encima varios teléfonos móviles (cada dispositivo con su correspondiente peso y volumen) contratados con diferentes operadores de telefonía? Esto todavía continúa sucediendo en el sector empresarial. 

Una multinacional con varias filiales en diferentes países necesita que sus comunicaciones globales sean fluidas y funcionen sin problemas, como si estuviesen en el mismo país, algo que difícilmente se consigue cuando se contrata a un operador móvil por cada filial. Generalmente, las organizaciones tienen un contrato de telefonía con un operador en España, otro en Francia, otro diferente en Inglaterra, etc. En estas situaciones no se consigue ni sencillez, ni facilidad de uso y gestión, y se da una falta de eficiencia operativa que repercute negativamente en el funcionamiento de las organizaciones y termina lastrando la cuenta de resultados. 

La eficiencia operativa es un término que utilizamos muy a menudo, pero ¿en qué consiste exactamente? Es tan sencillo como hacer lo mismo con menos recursos, mejorando los procesos y su calidad para conseguir un mayor rendimiento de los recursos materiales, humanos y financieros. 

Ya no nos planteamos que las comunicaciones escritas de las empresas y organizaciones se lleven a cabo por correo ordinario. Esto implicaría una enorme cantidad de recursos humanos y de tiempo que no tendría sentido más allá del mero romanticismo de escribir una carta a mano. Nadie quiere quedarse anclado al pasado ni perder tiempo inútilmente. Entonces, ¿por qué seguir siendo ineficientes?

El problema de la ineficiencia 

A pesar de que en algunos casos se crea haber alcanzado un máximo nivel de eficiencia, para cualquier organización es clave revisar periódicamente los procesos que se llevan a cabo en diferentes ámbitos. Así se puede comprobar si se está consiguiendo un mayor rendimiento constantemente. Esta es una práctica que, generalmente, se aplica a diferentes ámbitos de la empresa. Sin embargo, en la gestión de las comunicaciones móviles se suele dar por hecho que no hay otra opción más que contratar con diferentes operadores de red móvil, uno para cada filial.

Esta práctica tan extendida implica una deficiencia importante en la administración de los recursos de la organización. Con un operador móvil contratado en cada país, la gestión móvil se descentraliza, lo que implica tener que lidiar con diferentes interlocutores. Pero la problemática va más allá de la comunicación con más de un operador, sino que además hay que gestionar diferentes contratos de telefonía móvil y diferentes facturas, y se necesitan varias personas de la organización involucradas en las telecomunicaciones móviles. 

Esta multiplicidad de gestiones consume una gran cantidad de tiempo y ello se traduce en un uso innecesario de recursos humanos, materiales y económicos. Recursos que se están desperdiciando sin necesidad alguna. Los costes de gestión tienen una gran carga económica, pues crecen linealmente con el número de países que haya que gestionar; es decir, aumentan en tanto que la organización continúa expandiéndose.

El reto: optimizar los recursos 

Para alcanzar un mayor grado de eficiencia operativa, el primer paso consiste en identificar si un determinado proceso no está funcionando adecuadamente. Es fundamental detectarlo, valorar posibles soluciones y tomar esta deficiencia como una oportunidad de mejora. 

Hoy en día, las organizaciones multinacionales están demandando operadores de telefonía móvil capaces de unificar todas las gestiones en un único contrato, independientemente de si trabajan para una filial de París, de Londres o de Madrid. Así, se generará una sola factura (si así se desea), habrá una única persona de contacto y una misma interfaz para toda la organización. Esta es realmente la esencia de la deseada eficiencia operativa: el conseguir mucho más con un menor número de recursos y con menos capital humano de la organización.

De este modo, los precios son predecibles y, generalmente, se produce un ahorro significativo en costes. Las personas que antes lidiaban con diferentes operadores móviles ahora pueden dedicarse a otras funciones y los gastos de gestión se minimizan. Los profesionales optimizan su tiempo y, cuando esto sucede, la organización gana en productividad. También se consigue una mayor seguridad y control de la gestión móvil global, pues el tener que trabajar con varios operadores implica en cierto modo una pérdida de control. Además, la atención al cliente pasa a ser específica, adaptada a las necesidades e idiosincrasia de cada organización. 

En Truphone entendemos la importancia de la eficiencia operativa de las organizaciones de hoy en día, es decir, de la optimización del uso de los recursos, de la mejora en la productividad y de la reducción de costes inherentes a cada proceso. Para ello, hacemos posible el conseguir más con menos a nivel global, unificando las telecomunicaciones móviles de las organizaciones en un solo contrato, en una única factura o en varios centros de coste, dependiendo de cuál sea la opción preferida, en una interfaz y en una persona de contacto para la gestión móvil global de las empresas.

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