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6 trampas a evitar en los contratos de telefonía móvil para empresas

6 trampas a evitar en los contratos de telefonía móvil para empresas

Para las multinacionales, una conectividad global de confianza que siempre esté activa es de vital importancia para su productividad. El impacto de que sus profesionales no puedan mantener el contacto con sus compañeros, con proveedores o con clientes en ocasiones se traduce en un grave problema de rentabilidad.

Pero asegurarse de que la comunicación no sea un problema para los empleados tiene un precio. Los directores de Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) y Telecomunicaciones necesitan estar al tanto de la gestión de los contratos de los empleados que trabajan en la sede, de los que teletrabajan y de aquellos que se encuentran en diferentes países y territorios o que a menudo tienen que viajar a distintos lugares del mundo.

La gestión de los contratos móviles puede convertirse en una tarea increíblemente ardua, que consume mucho tiempo y energía, además de las dificultades que genera no poder contactar a los empleados, o los cargos desorbitados por roaming.

En este artículo revisamos algunos de los problemas más comunes derivados de la fragmentación de los contratos de telefonía móvil de una empresa:

1) Elegir contratos individuales

En un primer momento puede parecer sensato escoger planes móviles diferentes para así adaptarnos a las situaciones específicas de los empleados. Algunos van a estar al teléfono todo el día, contactando clientes; otros probablemente necesiten conectividad local constante en sus viajes, y algunos de los profesionales que trabajan desde casa puede ser que solo dispongan de sus móviles de empresa en caso de emergencia.

Pero gestionar contratos individuales para cada uno genera una carga enorme para los recursos de Telecomunicaciones y TIC. Además, la naturaleza cambiante de las últimas ofertas y de las mejores tarifas hace que sea prácticamente imposible estar al día con los planes de telefonía móvil más adecuados según los patrones de uso de cada individuo.

¿Y si para ti cumplir con los requisitos administrativos no es un problema? Bien, el hecho de que el mercado sea muy competitivo y que las ofertas varíen constantemente implica que un contrato de 12 o 24 meses no es tan flexible como para permitirte cambiar cuando encuentres una oferta que se adapte mejor a tus necesidades.  

2) La tendencia “Trae tu propio dispositivo”

Una alternativa para evitar el infierno que supone la gestión de los contratos de telefonía móvil es permitir que los usuarios elijan sus propios planes o que usen sus dispositivos personales con fines profesionales.

Cada dispositivo tiene funcionalidades diferentes, y lo que no quieres es que los usuarios tengan que actualizar sus sistemas operativos para poder utilizar las aplicaciones que la compañía haya aprobado. Las copias de seguridad también pueden ser problemáticas, y permitir que los empleados accedan con sus dispositivos personales a los registros de la empresa y a las comunicaciones con los clientes hace de esta situación una pesadilla para tu equipo de seguridad.

3) Trabajar con diferentes operadores

A menudo, las mejores ofertas para las necesidades de cada usuario están distribuidas entre diferentes operadores (MNO). Es comprensible que busques buenas tarifas; además, los planes que se adaptan a Juan, del Departamento de Cuentas, no tienen por qué ser los mismos que para Rosa, de Ventas Internacionales.    

Pero, de nuevo, cada plan individual implica un contrato separado. Y cada operador tiene una huella de cobertura regional, y términos y condiciones diferentes que pueden afectar a la capacidad de tu organización a la hora de implementar políticas en el uso de la telefonía móvil.

4) Elegir contratos para cada zona

Las multinacionales probablemente cuenten con diferentes planes móviles y proveedores en los países en los que operan. Los profesionales que trabajen en el extranjero no podrán usar un operador de red móvil español sin cargos de roaming; por ello, hasta hace poco, la única opción era seleccionar entre los operadores disponibles en cada uno de los territorios en los que tu organización trabajase.

Incluso si todos los empleados tienen el mismo operador en cada país, tu organización tendrá que gestionar diferentes contratos para cada territorio. Lo más probable es que cada uno disponga de un plan diferente, con lo que los contratos estarán más fragmentados aún.

5) Mantener el ritmo de los profesionales que viajan

Es muy complicado poder asegurarte de que tus empleados cuentan con una conectividad a nivel global constante en cualquier lugar en el que aterrizan.

A primera vista, puede parecer toda una victoria financiera haber llegado a un acuerdo para no tener que pagar gastos de roaming desproporcionados cada vez que un empleado viaje a un nuevo destino; sin embargo, la cantidad de tiempo que esto conlleva (y las tarifas elevadas que probablemente seguirás pagando) hace de ello un falso triunfo.  

6) Esperar costes predecibles

Incluso si tus equipos de Telecomunicaciones y TIC se manejan bien con los contratos de los empleados, con los diferentes términos y condiciones del servicio de cada operador, y con la conectividad interna del país, lo que no pueden evitar es recibir alguna factura elevada.

La falta de predictibilidad de los costes de conectividad móvil se multiplica con cada contrato individual, con cada país en el que se opera y con cada profesional que viaja.

La primera reacción a una factura desproporcionada es cambiar el contrato del empleado en cuestión, pero esto, más que solucionar el problema, lo oculta.

Entonces, ¿qué pueden hacer las organizaciones para simplificar la gestión de sus necesidades de conectividad móvil y mantener el control de sus costes?

Un plan. Un único contrato. Una sola factura.

Los operadores móviles virtuales (MVNO) ofrecen una nueva manera de trabajar. Mediante un único contrato, facilitan el acceso a las necesidades existentes de conectividad móvil a nivel global.

Gracias al trabajo con redes de operadores locales, son capaces de ofrecer contratos que van de red en red, tal y como los empleados viajan de país en país. Incluso dentro del mismo país si una red tiene cualquier tipo de corte o interrupción.

Los MVNO también pueden ofrecer contratos conjuntos de empresa, con minutos de voz, SMS y datos para todos los empleados. Esto no solo anima a los profesionales a usar sus dispositivos de empresa cuando y como lo necesiten (lo que evita la tendencia ya obsoleta “Trae tu propio dispositivo”), sino que, además, incrementa la predictibilidad de los costes, puesto que los picos de uso se pueden nivelar con el consumo bajo y, de este modo, se evita que los costes se disparen.

Los cargos de roaming son, a menudo, los que más contribuyen a las facturas desorbitadas. Pero los MVNO pueden facilitar tarifas similares a las locales en cada país en el que se opere, debido a que los precios se negocian con los proveedores locales.

El mayor beneficio para los directores de Telecomunicaciones y TIC es la simplificación de la gestión de los contratos de toda la compañía. El tener todos los planes de telefonía móvil bajo el mismo techo elimina la carga de administrar varios contratos para empleados diferentes en regiones distintas.

Y facilita el acceso a la solución en conectividad móvil: Un plan, un único contrato, una sola factura.

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